¿Qué es el inventario fantasma y cómo puedes evitarlo?
¿Tienes productos registrados en stock pero no en almacén? Descubre por qué ocurre esto y como evitarlo para que tu PDV no se vea afectado.
Son muchas las situaciones que pueden afectar de manera negativa tu PDV ocasionando daños reputacionales, pérdidas monetarias y más. Una de esas es el inventario fantasma; y porque no queremos que te veas perjudicado, hoy te explicamos qué es y cómo puedes evitarlo.
¿Qué es el inventario fantasma?
Muchas veces nos hemos visto en la situación (como clientes) en que hacemos un pedido en base a los datos que nos arroja el stock de una tienda o almacén, el pedido es aceptado y al final se comunican con nosotros para explicarnos que no pueden procesar la venta debido a que no poseen la mercancía solicitada. En este punto, nos molestamos y no entendemos el motivo de esto ya que la tienda no es capaz de satisfacer nuestras necesidades y desarrollamos desconfianza hacia este proveedor. Esto, es un claro ejemplo de problemas por inventario fantasma.
El inventario fantasma hace referencia a la situación en la que hay stock registrado en el sistema de gestión del almacén que en realidad no está disponible (físicamente) en las estanterías para su venta, lo que puede ser debido a errores en entrada de datos, desperfectos en la mercancía, productos caducados, hurtos, etc.
El inventario fantasma también afectará el reabastacimiento...
En los sistemas automatizados de control de inventario donde se generan órdenes de compra cuando una mercancía desciende a un nivel de stock determinado, el inventario fantasma que indica que hay más stock del que realmente está disponible provocará que dichas órdenes de compra no se generen y, por tanto, no sólo la mercancía no estará disponible para su venta, sino que los pedidos a proveedores para su reposición se congelarán. Ahora que ya sabemos de que se trata el inventario fantasma, veamos qué lo provoca y como podemos evitarlo.
¿Por qué tenemos inventario fantasma?
Las causas más probables para la aparición del inventario fantasma podrían ser:
- Un mal conteo al momento de recibir mercancía proveniente de nuestros proveedores. Esto normalmente tiene que ver con el error humano que ocurre al momento de introducir la data en el sistema.
- Robo, pérdida o sustracción.
- Errores al momento de despachar.
- Falla en los procesos de control de devoluciones y/o mercancías dañadas.
- Reposiciones por garantía no registradas al sistema.
- Unidades “prestadas” a empresas del mismo ramo.
- Conteo físico erróneo al momento de hacer inventario manual.
- Errores de tipeo en facturación.
¿Cómo evitar inventarios fantasma?
La mejor manera de evitar esta situación es la automatización. El trabajo manual está sujeto a errores constantes y los sistemas automatizados minimizan de manera notable la posibilidad de equivocación.
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